Wie soll man auf einen Arbeitnehmer reagieren, der auf seine persönlichen Daten zugreifen oder eine Kopie von geschäftlichen E-Mails erhalten möchte?

Zu wissen:

Jede Person hat das Recht, von einem für die Verarbeitung personenbezogener Daten Verantwortlichen Auskunft zu ihren erhobenen personenbezogenen Daten zu erhalten, insbesondere um die Richtigkeit der Daten zu überprüfen und sie gegebenenfalls berichtigen oder löschen zu lassen (Art. 15 der Datenschutz-Grundverordnung "DSGVO").

Dieser Grundsatz gilt auch im Rahmen von Arbeitsverhältnissen. So muss jeder Arbeitnehmer oder ehemalige Arbeitnehmer gegenüber seinem Arbeitgeber oder ehemaligen Arbeitgeber sein Auskunftsrecht  zu all seinen personenbezogenen Daten, die erhoben wurden, geltend machen können.

Welche Regeln muss ein Arbeitgeber befolgen, wenn er auf das Auskunftsrecht eines Arbeitnehmers antwortet?

Die französische Datenschutzbehörde (sog. "CNIL") hat am 5. Januar 2022 präzisiert, wie der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer antworten muss, der eine Kopie seiner beruflichen E-Mails wünscht (Das Auskunftsrecht der Arbeitnehmer zu ihren Daten und beruflichen E-Mails | CNIL). Diese Veröffentlichung ergänzt den von ihr veröffentlichten Leitfaden für Geschäftsleute, in dem erklärt wird, wie auf einen Antrag auf Auskunftsrecht zu reagieren ist.

So sind die folgenden Regeln zu beachten:

• Identität des Arbeitnehmersversichern

Um seine Rechte auszuüben, muss der Arbeitnehmer seine Identität nachweisen, und zwar mit allen Mitteln. Nur bei "begründeten Zweifeln" kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordern, alle Dokumente beizufügen, mit denen er seine Identität nachweisen kann. Der Arbeitgeber muss jedoch darauf achten, dass er keine Belege verlangt, die missbräuchlich, irrelevant und in keinem Verhältnis zum Antrag stehen. So ist die Vorlage eines Ausweises nicht in allen Fällen notwendig oder gerechtfertigt.  

• Kostenlose Auskunft für den Arbeitnehmer

Die Auskunft ist für den Arbeitnehmer grundsätzlich kostenlos. Ausnahmsweise kann in bestimmten Fällen eine "angemessene Gebühr auf der Grundlage der Verwaltungskosten" verlangt werden. Diese Kosten dürfen jedoch kein Hindernis für das vom Arbeitnehmer ausgeübte Auskunftsrecht darstellen.

Wie sollte der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer antworten?

• Auskunft über Daten

Das Auskunftsrecht gilt für Daten und nicht für Dokumente. Der Arbeitgeber kann die Daten abschreiben. Er ist nicht verpflichtet, die E-Mail oder das Dokument zu übermitteln, aber es kann in manchen Fällen einfacher sein, sie zu übermitteln.

• Wahrung der Rechte Dritter

Das Auskunftsrecht darf die Rechte Dritter nicht beeinträchtigen. Der Arbeitgeber muss also prüfen, ob die Rechte Dritter nicht beeinträchtigt werden, bevor er dem Arbeitnehmer Daten übermittelt. Ein Arbeitnehmer darf z. B. keine Daten über einen Kollegen erhalten, indem er sein Auskunftsrecht ausübt.

Die Überprüfung durch den Arbeitgeber wird je nach Fall unterschiedlich durchgeführt:

             - der Arbeitnehmer Absender oder Empfänger der E-Mails war,

             - der Arbeitnehmer wird nur in der E-Mail erwähnt,

         - das Auskunftsrecht auf persönliche E-Mails des Arbeitnehmers ausgeübt wird. Im letzteren Fall darf der Arbeitgeber nicht auf den Inhalt zugreifen. Er muss dem Arbeitnehmer die E-Mail mitteilen, aber nur in dem Fall, dass der Arbeitnehmer Absender oder Empfänger der E-Mail ist.

In einigen Fällen kann der Arbeitgeber das Auskunftsrecht des Arbeitnehmers ablehnen. Dies kann der Fall sein, wenn sich der Antrag als unbegründet oder übertrieben erweist oder wenn die Daten bereits gelöscht wurden.

Innerhalb welcher Frist muss der Arbeitgeber antworten und welche Risiken bestehen für den Arbeitgeber?  

In jedem Fall muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer antworten. Er darf die Anfrage des Arbeitnehmers nicht unbeantwortet lassen. In der Regel hat der Arbeitgebereinen Monat Zeit, um zu antworten.

Die Weigerung, auf das Auskunftsrecht zu reagieren, kann mit einem Bußgeld bis zu 1.500 Euro, das im Wiederholungsfall auf 3.000 Euro erhöht werden kann geahndet werden. Ebenso kann die Übermittlung der angeforderten Daten in einem für den Arbeitnehmer unleserlichen Format bestraft werden. 

CNIL-Quellen :

Das Auskunftsrecht der Arbeitnehmern zu ihren Daten und beruflichen E-Mails | CNIL

Geschäftsleute: Wie beantwortet man einen Antrag auf Auskunftsrecht? | CNIL